Spisová služba ve školství - Jak pečovat o digitální a listinné dokumenty

Nevíte si rady s administrativou? Vedete listinnou spisovou službu a nevíte, co dělat s digitálními dokumenty? Nevíte, zda máte skutečně elektronickou spisovou službu nebo jen její část? Máte mnoho dokumentů v elektronickém podacím deníku … ale nevíte co s nimi? Nevíte, jak máte správně ukládat digitální dokumenty? Pokud jste alespoň na jednu z otázek odpověděli ANO, je tato publikace určena právě vám! Publikace s podtitulem „Jak pečovat o digitální a listinné dokumenty“ se Vám může stát dobrým průvodcem spisovou službou, ať už ji vedete v listinné či digitální podobě. Pokud jste škola, která používá listinnou spisovou službu, musíte se seznámit s tím, jak správně zacházet s dokumenty, které budou do vaší školy doručeny prostřednictvím nové datové schránky. Dozvíte se, že nepostačí je prostě vytisknout a dále s nimi pracovat jako s listinnými dokumenty. Vedete-li elektronickou spisovou službu již několik let, ale dokumenty v ní nemáte vyřízené a uzavřené, nebudete moci provést elektronickou skartaci. V publikaci naleznete správný postup. Publikace je určena také těm zaměstnancům škol a školských zařízení, kteří se spisovou službou teprve začínají a potřebují se seznámit se základními pojmy a s tím, co to vlastně spisová služba je. Ale také těm z vás, jejichž škola již existuje více jak deset let, ale skartační řízení jste ještě neprováděli. Nemáte archivní knihu? V publikaci se dozvíte, jak ji zavést a jak efektivně do ní zapsat vše, co je uloženo ve vaší spisovně, aniž byste museli zapisovat každý typ dokumentu zvlášť. Publikace si klade za cíl srozumitelnou formou přiblížit vše, co se týká spisové služby, ať už v listinné, nebo elektronické podobě. Přináší ukázky a vysvětlení tvorby podacího razítka, čísla jednacího, uvádí, jak správně vyplňovat podací deník i archivní knihu, jak správně používat elektronickou spisovou službu a na co při jejím používání nezapomenout, vysvětluje postup při vytváření spisu a také při tvorbě spisového řádu (včetně spisového a skartačního plánu), který je základní směrnicí spisové služby. V přílohách naleznete citaci zákona i vyhlášky, vzor spisového řádu spolu se vzory spisových a skartačních plánů pro jednotlivé typy škol, ale také vzory řady dalších důležitých dokumentů potřebných při skartačním řízení, které díky tomu, že jsou uloženy současně také na CD-R, budete moci po doplnění vlastních údajů ihned používat, bez předchozího přepisování. Publikace „SPISOVÁ SLUŽBA VE ŠKOLSTVÍ – Jak pečovat o digitální a listinné dokumenty“ vás krok za krokem provede zákonem o archivnictví a spisové službě č. 499/2004 Sb. ve znění pozdějších předpisů, a vyhláškou č. 259/2012 Sb. o podrobnostech výkonu spisové služby, ve znění pozdějších předpisů. Díky příkladům z praxe a odpovědím na nejčastější dotazy, vám pomůže nastavit ten správný způsob, jak evidovat, označovat, vyřizovat, odesílat, ukládat a vyřazovat vaše dokumenty v pravidelných skartačních řízeních.